Müşteri Takip Programıyla Artık Her Şey Daha Kolay

Müşteri Takip Programı Nedir?

Hızla ilerleyen teknoloji ve geliştirilen teknolojik aletler günlük hayattaki birçok şeyi son derece kolaylaştırmıştır. Günlük hayatta olduğu gibi iş hayatında da ileri teknoloji büyük oranda kullanılır ve de oldukça pratik çözümler sağlar. İş hayatında yapılması gereken birçok eylemin kolaylıkla ve hızlıca yapılmasını sağlar. İşlerin düzenlenmesinde, raporlanmasında ve de iş takibinde birçok kolaylık sağlayan bu teknolojik programlar, müşteri takip programı olarak adlandırılır.

 Günümüzde oldukça yaygın bir kullanıma sahip olan müşteri takip programı uygulaması çerçevesinde pek çok farklı program hazırlanmıştır. Finansal çözüm için programlar, işletme defteri programları, randevu düzenleme ve görüşme takip programları, İŞKUR/SGK meslek kodları programları, muayene takibi için programlar, mali danışman programları, vergi mevzuat programları, günlük kasa takip programları, kasa miktarı ve cari hesap programları, personel bordro programları gibi pek çok farklı program çeşidi bulunmaktadır. İşlerini takip etmekte zorluklar yaşamaya başlayan herkes için alternatif ve kolay çözümler sağlayan müşteri takip programı sayesinde iş hayatında karşılaşılan birçok zorluk sistematik bir şekilde aşılabilir.

Müşteri Takip Programının Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

Firmalar büyümeye başladıkça işlerini sözlü bir şekilde, matbaa ya da elektronik posta kullanarak halletmeleri gittikçe zor bir hale gelmektedir. Sözlü bir şekilde yapılan işlerde, personelin kafa karışıklığı ya da iş yoğunluğu sebebiyle personel görevini yerine getirmeyi unutabilir ya da yanlış bir işlem yapabilir. Gönderilen maillerde teknik olarak yaşanan bazı aksaklıklar sebebiyle birçok sıkıntı yaşanabilir. Evraklar kaybolabilir ya da kullanılamayacak bir duruma gelebilir. Yani müşteri takip programı kullanmak yaşanabilecek bu sıkıntılar açısından da adeta zorunluluk haline gelmiş durumdadır.

 İş takip programları ile organizasyon yapısında olan bir kişiye görev atamak mümkündür. Ayrıca iş takip programı kullanarak atanan görevin ne zaman biteceğini, kim veya kimler tarafından yapılacağını bütün içerik bilgileriyle birlikte istediğiniz her an görüntüleme imkanınız da bulunmaktadır. Program sistemi, otomatik bir şekilde yaşanan tüm gelişmeleri size ve personelinize e-mail yoluyla bildirmektedir. Sadece internete bağlı olmanız sistemi kullanmanız için yeterli olmaktadır. Size özel kullanıcı isminiz ve şifreniz ile sisteme girdikten sonra çalışanlarınıza ve yöneticilerinize görevler verebilir, işlerin raporlarını oluşturabilir ve takip edebilirsiniz. Ayrıca yeni bir görev oluşturmadan önce, sistemin hatırlatıcı özelliği sayesinde kendinize özel olan uyarılar oluşturabilirsiniz.

Sahip olduğu karmaşık şifreleme yöntemleri ile müşteri takip programı, bilgilerin güvenliği için ciddi bir şekilde korunmaktadır. İş dünyasında yer alan pek çok firma, müşteri takip programı sayesinde işlerinde büyük gelişmeler yaşamaktadır. Görev karışıklığının oluşturmuş olduğu stresi önemli miktarda azaltan bu programlar, personelin de işine çok daha iyi bir şekilde konsantre olmasını sağlar. Yaşanabilecek görev karışıklıklarının önüne geçen ve görevlere düzen getiren bu programlar sayesinde iş yeri kontrolünü sağlamak oldukça kolaylaşmaktadır.

Müşteri Takip Programı Disiplini Nasıl Sağlar?

İş dünyasındaki yerini hızlı bir şekilde sağlama alan müşteri takip programı, proje ekibi ya da çalışma gruplarının görevlerin takibini yapabilmeleri için planlamalar ve rapor oluşturma araçları ile çeşitli seçenekler sunar. Günümüzde hızla yaygınlaşmakta olan bu işlem tarzı, işletmeler için şirket içinde kullanılan planlama ve müşteri yazılımları işlerini konu başlıkları halinde ele alır ve organize eder, işleri sıraya koyar ve de grup aktivitelerini takip eder. Oluşturulan görevler, fikirler, belgelendirilmiş işe alım istekleri ve organizasyonla ilgili pek çok verinin çalışanlar tarafından kolayca erişilebilmesi amacıyla müşteri takip programı içerisinde depolanır. Burada depolanan bilgiler bütünü, her çalışanın kendi çalışma sitemine ve gereken ihtiyaçlarına göre, önem ve öncelik sırası ile koyulabilir.

 Etrafta meydana gelen durumları, güncelliği korumak adına özetler ve raporlar. İster ofis içinde olsun ister hareket halinde olsun, müşteri takip programı mobil cihazlara da entegre edilebilen ara yüzleri sayesinde ekip içerisinde yer alan herkesin kendine düşen görev payını zamana uygun bir şekilde yerine getirebilmesine yardım eder. Ayrıca müşteri takip programı, organizasyon için çalışanlara işlerini yönetmek için harcayacakları zamanı az ama en etkili şekilde kullanabilmeleri için yardım eder. İçerdiği platformları düzenli bir şekilde güncelleyerek modern kalmak, çalışan ekibin elinde olur. Müşteri taleplerini modern hale getiren ve bilgi teknolojileri ekibinin etkinliğini arttıran esnek ama uygun bir danışma deneyimi sağlar.

Sezgisel ara yüz iletimi, sorumlulukların devredilmesi, ekip sıralamalarının özel olarak yapılması, gerçek zamanlı bir raporlama ve çok daha fazla ince düşünülmeye ihtiyacı olan fakat günlük iş akışlarında atlanmaya müsait olan işlerin takibinin yapılması müşteri takip programı ile kolay bir şekilde mümkün olur. Müşteri takip programı, düzenli takip ve disiplinin en büyük gerekliliklerden biri olduğu IT departmanının sahip olduğu işleri organize etmek için de rahatlıkla kullanılabilir. Şirket içinde yürütülen yazılım geliştirme iş akışlarını, müşteri takip programı ile planlamak özellikle grup çalışması isteyen ayrıntılı süreçlere sahip olan projelerde büyük bir yarar sağlar. Branşları isimlendirmek, talep oluşturmak ve planlamalar yapmak için ekip içinden kimsenin fazladan mesai harcamasına gerek kalmaz. Bilişim ekibinin, gelişiminin önünde engel oluşturan görevlere verdiği dikkatin özgür bırakılarak kodların dünyasına odaklanmasını sağlar.

Müşteri Takip Programı Çalışanların İşlerine Odaklanmasına Nasıl Yardımcı Olur?

Günlük işler yürütülürken internetin kullanılmadığı bir alan neredeyse kalmadı. Bu nedenle günümüzün yükselen trendleri arasında işleri online ortamda planlamak ve takip etmek önemli bir konumda bulunmaktadır. Karmaşık süreçlere sahip olan pek çok büyük ve orta ölçekli işletme, sahip olduğu iş akışlarını bunun gibi yazılımları kullanarak yönetmeye başlamıştır. İnternet ile karşılaştığında, son derece dağınık ve dikkatini toplayamayan zihinlerin, işini verimli yapmaya odaklanmasının başarılabileceği çeşitli araştırmalarda doğrulanmış bir gerçektir. Online platformlarda çalışmakta olan kişilerin odaklandığı süre sadece sekiz saniyeden oluşmaktadır.

Yani bir japon balığından daha az dikkate sahip kişiler her gün iş yerlerinde çalışmak için büyük bir çaba harcıyorlar. Verilerin, görevlerin, projelerin ya da toplantıların hatta günlük haberleşmelerin dahi yapıldığı, işlerin baştan sona online ortamda sürdürüldüğü müşteri takip programı, yaptığı sürekli hatırlatmalar, uyarıcılar ve tüm işlerin maddelenmiş halde olduğu listeler sayesinde çalışanların iş sürecine odaklanmasını sağlayarak işe olan ilgi ve dikkatin dağılmasına engel olur. Müşteri takip programları yapılacak işlerin listesini hazırlamak için çapraz platformlara sahip programlar kullanmaktadır.

Bu çapraz platformlar zaman duyarlılığına sahip olan görevler ve listeler şeklinde kategorize etme özelliklerine sahiptir. Alt görevler, çeşitli notlar ayrıca dosyalar ve de çalışma ekiplerine liderlik edecek temsilciler atayabilmek için güçlü ek faaliyetlerin kullanımını da oldukça kolay bir hale getirir. Bu fonksiyon ayrıca, her bir çalışanın birbirinden farklı bir çalışma motivasyonu olduğunun farkında olduğundan; çalışma platformunda kullanılan arka plan ekranı, renkler ve karakter stilleri açısından tasarımı son derece özgür bırakır.

Firmanın çalışanları ortak bir alanda beraber çalışmasına rağmen herkesin, kendine özel olarak hazırlanmış ekranları üzerinden erişim sağlaması mümkündür. Programda yer alan tüm bu özellikler; çalışanların verimliliğini arttırdığı için işlerin daha kolay yürümesi, işlerin daha başarılı bir şekilde yapılması ve sonuç olarak da firmanın fayda görmesi için oldukça mühimdir.